Office Administrator (w/m/d)
06.03.2025
Stonebranch GmbH
Frankfurt
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06.03.2025, Stonebranch GmbH
Frankfurt
Office Administrator (w/m/d)
Über uns:
Stonebranch entwickelt Lösungen für die IT-Orchestrierung und -Automatisierung, die IT-Umgebungen in Unternehmen von der einfachen Automatisierung von IT-Aufgaben in eine hochentwickelte Echtzeit-Orchestrierung von Geschäftsdiensten verwandeln. Unabhängig vom Grad der Automatisierung ist die Stonebranch-Plattform einfach, modern und sicher. Mit dem Universal Automation Center (UAC) von Stonebranch können Unternehmen Workloads und Daten in hybriden IT-Umgebungen nahtlos orchestrieren. Stonebranch hat seinen Hauptsitz in Atlanta, Georgia, und verfügt über Kontakt- und Supportstellen in ganz Amerika, Europa und Asien. Stonebranch betreut einige der weltweit größten Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Fertigung, Gesundheitswesen, Reisen, Transport, Energie und Technologie.
Aufgaben:
- In dieser Funktion bist du für die Büroverwaltung zuständig, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter, koordinierst Firmenveranstaltungen und hilfst bei Personal- und Buchhaltungsaufgaben. Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen und zu einem positiven und produktiven Arbeitsplatz beitragen.
- Der/die ideale Kandidat/in ist ein/e ausgezeichnete/r Multitasker/in, der/die die Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb übernimmt und gleichzeitig dafür sorgt, dass sich die Mitarbeiter/innen wohl fühlen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Office Administration:
- Aufrechterhaltung der Büroorganisation, Sauberkeit und Bestandsverwaltung
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter
- Verwaltung der Rezeption, einschließlich Begrüßung von Besuchern und Bearbeitung von Lieferungen
- Bearbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten, einschließlich Post und Archivierung von Unterlagen
- Beaufsichtigung des Gebäudebetriebs und Kontaktaufnahme mit der Hausverwaltung
- Verteilen von Gebäudeschlüsselkarten und Verwalten der Zugangskontrollen zum Büro
- Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen und Firmentreffen
- Koordination der Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und der Logistik für die Einarbeitung
- Organisieren von Geschäftsreisen nach Bedarf
- Verfolgen und Verwalten des Budgets für Büro- und Veranstaltungsausgaben
- Verwalten von Urlaubs- und Veranstaltungskalendern für die weltweiten Standorte
- Kommunikation von Aktualisierungen und Veranstaltungen im Büro an die Mitarbeiter
- Unterstützung der Buchhaltung:
- Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung und Eingabe der Rechnungen in die Unternehmenssoftware
- Entgegennahme von Lieferantenrechnungen und Koordination mit der Buchhaltungsabteilung
- Zusammenarbeit mit dem Staff Accountant bei der Bearbeitung von Angelegenheiten der Sozialversicherung, der Steuerbehörde und von Vorschriften
- Einreichen und Anfordern von Unterlagen bei Steuerbehörden und öffentlichen Stellen
- Unterstützung der Personalabteilung:
- Unterstützung bei HR-Aufgaben im Zusammenhang mit Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Schulung und Mitarbeiterkommunikation
- Verwaltung der Unterlagen für neue Mitarbeiter, Systemprofile und Orientierung bei der Gehaltsabrechnung
- Beratung bei Programmen für Mitarbeiterleistungen
- Unterstützung von Initiativen, die sich auf Mitarbeiterengagement, globale Unternehmenskultur und Veranstaltungsplanung konzentrieren
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen
- Verwaltung elektronischer Leistungs- und Gehaltsabrechnungssysteme nach Bedarf
Qualifikationen:
- Bachelor-Abschluss oder in Arbeit befindlicher Abschluss (wünschenswert), oder vergleichbare, kaufmännische Ausbildung
- Den Wunsch, die besten Praktiken des Unternehmens zu erlernen und Arbeitserfahrung in einem geschäftlichen Umfeld zu sammeln
- Organisationstalent und Detailorientiertheit, gepaart mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen und sich an ein schnell entwickelndes Umfeld anzupassen
- Genauigkeit und Liebe zum Detail bei allen Projekten
- Persönliches, sympathisches Auftreten mit der Fähigkeit, mit globalen Teams, Führungskräften und Kunden zu interagieren
- Fließende schriftliche und mündliche Beherrschung der englischen und deutschen Sprache zwingend erforderlich
Wir bieten:
- Wettbewerbsfähige Vergütung
- Großartige Unternehmenskultur
- Erstattung von Transportkosten
- Erstattung von Fitnessstudiokosten
- Regelmäßige gesellschaftliche Veranstaltungen
- Arbeit in einem motivierten, erfahrenen und internationalen Team von Spitzenkräften
- Kontinuierliche berufliche Entwicklung und Förderung
- Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit und diskriminieren keine Bewerber aufgrund ihrer Ethnie, ihres Geschlechts, ihres Veteranenstatus, einer Behinderung oder einer anderen auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene geschützten Gruppe.
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